Mit diesen Tipps finden Sie das optimale Kassensystem

15.07.2020

Kassensystem finden

In den letzten Jahren sind viele neue Produkte rund um Kassensysteme auf den Markt gekommen. Zum Großteil liegt dies an der stark voranschreitenden Digitalisierung. Das ist eine gute Entwicklung, versprechen digitale Lösungen doch eine Steigerung der Effizienz und Einsparpotenzial. Die große Produktvielfalt erschwert Kunden allerdings die Entscheidung für die optimale Kassenlösung. Dieser Artikel gibt eine Orientierung zu den grundlegenden Fragen.

 

Welche Funktionen brauchen Sie?

Finden Sie zunächst möglichst genau heraus, was Ihr Kassensystem konkret im Geschäftsalltag leisten muss und leiten Sie daraus die benötigten Funktionen ab.

In einem Foodtruck stehen Sie vor anderen Herausforderungen als in einem klassischen Ladengeschäft. Für mobile Geschäfte ist zum Beispiel das Thema ortsunabhängiges Kassieren besonders wichtig, sodass eine flexibel einsetzbare Kassen-App in die engere Auswahl kommt.

In der Gastronomie wiederum sind Features wie Kellnerschlösser für das schnelle An- und Abmelden sowie Rechnungsseparation wichtig. Für Bäckereien hingegen kann eine Mehrwertsteuerumschaltung für In- Haus und Außer-Haus-Verkäufe notwendig sein.

Weitere zentrale Fragen für die Eingrenzung der Kassensystem-Anbieter:

  • Wie viele Kassen benötigen Sie?
  • Muss an mehreren Standorten kassiert werden?
  • Haben Sie Platz für größere Hardware-Kassen?
  • Möchten Sie mit Ihrer Kasse mobil sein?
  • Wie zahlen die Kunden in der Regel – eher kleine Beträge in bar und/oder mit EC- oder Kreditkarte?
  • Welche Zahlungsarten möchten Sie Ihren Kunden anbieten?

Je nach Branche können die Anforderungen an ein Kassensystem sehr unterschiedlich sein. Daher ist es wichtig, dass die Kasse und die entsprechende Software speziell darauf ausgerichtet sind oder einfach angepasst werden können.

 

Welche rechtlichen Anforderungen müssen erfüllt werden?

Keine Option, sondern Pflicht ist das Erfüllen gesetzlicher Vorgaben. Das Kassensystem sollte konform sein mit:

  • den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
  • der Kassensicherungsverordnung (Abgabenordnung § 146a)
  • der DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme)
  • der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

 

Aus welchen Elementen besteht ein elektronisches Kassensystem?

Das stationäre Kassensystem besteht aus der Kassensoftware und in der Regel aus mehreren Hardwarekomponenten, wie zum Beispiel:

  • Kassen-Bon Drucker
  • Barcode-Scanner
  • RFID-Leser
  • Tastatur
  • Bargeld-Schublade
  • Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE, gemäß Abgabenordnung § 146a)

Neben den stationären Kassensystemen haben sich nun auch mobile Kassensysteme durchgesetzt, bei denen der Bezahlvorgang zum Beispiel via Smartphone oder Tablet stattfindet.

Die Vorteile von mobilen Kassensystemen liegen auf der Hand:

  • Auf die Anschaffung teurer Computer nebst Bedienelementen kann verzichtet werden.
  • Mobile Kassensysteme werden in den allermeisten Fällen über einen monatlichen bzw. jährlichen Betrag abgerechnet. Das schont die Liquidität.
  • Die Datensicherung findet automatisiert in der Cloud statt.
  • Zusätzliche Geräte können Sie flexibel und herstellerunabhängig anbinden.
  • Sie sind ortsunabhängig und können Ihre Produkte dort verkaufen, wo Sie möchten.

 

Unterschiedliche Preismodelle bei Kassensystemen

Die Preise für Kassensysteme variieren sehr stark – je nach Umfang der Funktionen.

Bei der Software und bei Kassen-Apps werden auch kostenfreie Lösungen angeboten. Diese sind oft sehr rudimentär, bieten kaum Funktionen und Support. Die Preismodelle sind sehr unterschiedlich: Von der Einmalzahlung über die monatliche Pauschale bis hin zur tagesgenauen Abrechnung. Gerade Letzteres verspricht dank noch genauerer Abrechnung – nämlich pro Kasse und Tag – ein sehr faires Preismodell.

 

Unser Tipp: Die meisten Anbieter bieten die Möglichkeit, die Software vorab kostenfrei zu testen. Nutzen Sie dieses Angebot, um sich mit den Features in Ruhe vertraut zu machen. Nehmen Sie sich Zeit und prüfen Sie in erster Linie die Benutzerfreundlichkeit, bevor Sie sich für eine Kassenlösung entscheiden und das Kassensystem tatsächlich kaufen.

 

Checkliste zum Kauf eines Kassensystems: Die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Achten Sie bei der Anschaffung eines Kassensystems auf diese Punkte:

  • Rechtssicherheit: Erfüllt das Kassensystem bzw. die Kassen-App die (neuen) rechtlichen Anforderungen?
  • Aktualität: Ist gewährleistet, dass Gesetzänderungen auch schnell berücksichtigt und vom Hersteller eingearbeitet werden?
  • Flexibilität: Ist das Kassensystem erweiterbar, wenn Ihr Unternehmen wächst und die Anforderungen an die Kasse steigen?
  • Support: Wann und wie gut ist der Kundendienst zu erreichen?
  • Hardware: Lassen sich vorhandene Geräte, wie PCs, Bon-Drucker, Tablets und Smartphones (Android und iOS) in das System integrieren?
  • Software: Deckt die Kassensoftware alle Funktionen ab? Ist sie kompatibel mit Softwarelösungen, die Sie bereits nutzen?
  • Benutzerfreundlichkeit: Ist die Kasse intuitiv bedienbar, sodass auch wechselndes Personal auf Anhieb damit zurechtkommt?