Der digitale Kassenbon – die umweltfreundliche Alternative zum Papierbon

09.12.2021

Das Aufregerthema der Deutschen war Anfang 2020 nicht etwa Corona, es war die Einführung der Belegausgabepflicht, allgemein auch als Bonpflicht bekannt. In der gesamten Republik ärgerten sich Händler, Fleischer, Bäcker und Taxifahrer darüber, dass sie selbst für kleinste Beträge einen Bon ausgeben sollten. Ein Bäcker aus dem Münsterland fand die Regelung, für jedes Brötchen einen Bon zu drucken, so absurd, dass er die weggeworfenen Bons zwei Tage lang sammelte und aus Protest vor seine Theke kippte – ein viraler Erfolg, wie die Welt berichtete.

Forschende des Kölner EHI-Instituts errechneten 5,7 Mio. Kilogramm zusätzlich benötigtes Thermopapier pro Jahr in Deutschland. Das entspricht einer Länge von 2.000.000 Kilometer Thermopapier, mit der man die Erde locker 50 Mal umwickeln könnte. Es gibt jedoch eine umweltschonende Alternative zu diesen Müllbergen aus Thermopapier, die bisher nur wenige nutzen: den digitalen Kassenbon.

Die Kassen-App autemio bietet rechtskonforme Bons auf Papier und in digitaler Form

Rechtlicher Hintergrund der Belegausgabepflicht

Seit dem 01. Januar 2020 sind alle Unternehmen mit einer elektronischen Kasse nach § 146a AO dazu verpflichtet, ihren Kunden einen Bon auszustellen. Der Hintergrund ist klar. Der Staat möchte verhindern, dass Unternehmen Geld am Fiskus vorbei einkassieren. Nachträgliche Manipulationen an den Bons sollen zusätzlich durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) unterbunden werden. Spätestens seit dem 31.03.2021 muss jede elektronische Kasse mit einer TSE ausgestattet sein, die jeden einzelnen Bon mit einer einmaligen Sicherheitssignatur versieht.

Was gut für den Fiskus ist, ist in diesem Fall jedoch schlecht für die Umwelt. Ob leserlich aufgedruckt oder in Form eines QR-Codes – die TSE-Signatur sorgt für einen wesentlich längeren Kassenbon und somit für noch mehr Papiermüll. Dabei ist das Ausdrucken des Bons nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 28.05.2020 klargestellt, dass der Kassenbon keiner besonderen Form bedarf. Mit Zustimmung des Kunden kann der Händler auch einen digitalen Kassenbon ausgeben.

So funktioniert der digitale Kassenbon

Die Bereitstellung des digitalen Kassenbons, auch E-Bon genannt, kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Ein einheitlicher Standard hat sich bisher nicht durchsetzen können, da die unterschiedlichen Varianten jeweils eigene Vor- und Nachteile mit sich bringen.

QR-Code

Händler können Kunden einen QR-Code bereitstellen, über den der digitale Beleg in Form einer PDF-Datei, als JPG oder PNG abgerufen werden kann. Dabei kann der QR-Code auf einem Display an der Kasse angezeigt oder auf einem Bon ausgedruckt werden. Die zweite Variante bedarf zwar immer noch eines Ausdrucks auf Thermopapier, der Bon ist jedoch wesentlich kürzer und kompakter als ein klassischer Kassenzettel. Um den Beleg abzurufen, benötigt der Kunde lediglich einen QR-Code-Scanner, der bei vielen Smartphones bereits in der vorhandenen Kamera-App automatisch vorhanden ist. Die Angabe persönlicher Daten (z. B. einer E-Mail-Adresse) ist somit nicht erforderlich – das spart v. a. Zeit an der Kasse.

Barcode

Mittlerweile stellen manche Händler den digitalen Kassenbon auch über ein persönliches Kundenkonto zur Verfügung. Dafür identifizieren sich Kunden an der Kasse mit ihrem individuellen Barcode via Smartphone oder Kundenkarte. Dieser wird an der Kasse gescannt und der digitale Bon anschließend automatisch in einer App oder per E-Mail zur Verfügung gestellt. Auch die kontaktlose Zahlung ist auf diesem Weg möglich.

NFC

Einige App-Anbieter nutzen NFC (Near-Field-Communication) zur Bereitstellung des digitalen Kassenbons. Diese Technik ist bereits beim kontaktlosen Bezahlen mit der Karte oder dem Smartphone weit verbreitet. Analog dazu funktioniert die Bereitstellung des E-Bons via NFC. Dabei wird das Smartphone nach dem Bezahlen erneut an das NFC-Terminal gehalten und der Bon bereitgestellt. Es geht aber noch einfacher. Zahlen Nutzer der Sparkassen-App „bill.place“ mit ihrer Sparkassen-Card (Debitkarte) oder ihrem NFC-fähigen Smartphone, steht der Kassenbon automatisch in der App zur Verfügung.

E-Mail oder SMS

Manche Händler bieten die Bereitstellung des E-Bons per E-Mail oder SMS an. Dafür können Kunden nach dem Bezahlen eine E-Mail-Adresse oder eine Handynummer angeben. Diese Methode scheint im Alltag eher unpraktikabel zu sein, da es an der Kasse meist schnell gehen muss.

Fünf Vorteile des digitalen Kassenbons für Kunden

1. Natürliche Ressourcen schonen

Bietet ein Unternehmen nur den klassischen Papierbon an, muss dieser ausgedruckt werden, ob der Kunde das möchte oder nicht. In den meisten Fällen wandert der Bon direkt in den Mülleimer. Wer sich für den digitalen Bon entscheidet, schont natürliche Ressourcen.

2. Gesundheitsschädliche Stoffe vermeiden

Kassenbons sind häufig mit gesundheitsgefährdenden Stoffen beschichtet. Zwar ist das umwelt- und gesundheitsschädigende Bisphenol A (BPA) seit 2020 weitestgehend aus Kassenbons in der EU verschwunden, dennoch warnt das Umweltbundesamt vor Ersatzstoffen wie Bisphenol S. Nachhaltige und umweltfreundliche Alternativen wie Blue4est® haben sich noch nicht flächendeckend durchgesetzt. Wer sich für die digitale Variante entscheidet, vermeidet unnötigen, nicht recycelbaren und umweltschädlichen Thermopapiermüll.

3. Archivieren und verwalten per Knopfdruck

Digitale Kassenbons kann man ganz einfach auf dem Smartphone oder Rechner archivieren und verwalten. So behalten Kunden den Überblick über die eigenen Ausgaben und können Kassenzettel für Garantiefälle einfach aufbewahren – ganz ohne unnötige Zettelwirtschaft. Digitale Kassenbons kann man in unterschiedlichen Dateiformaten abspeichern oder über Apps verwalten.

4. Einfache Buchhaltung

Kassenbons werden häufig nicht nur für mögliche Garantiefälle benötigt, sondern auch um die Ausgaben steuerlich geltend zu machen. In einer digitalen Buchhaltung müssen Kassenzettel oft nachträglich digitalisiert werden. Mit dem digitalen Kassenzettel (oder einer E-Rechnung) spart man sich diesen unnötigen Schritt.

5. Anonymität vs. Personalisierung: Sie entscheiden!

Der digitale Kassenbon ist anonym. Durch das Abrufen des Bons über einen QR-Code geben Sie grundsätzlich keine Informationen über sich selbst preis. Einige Discounter bieten Ihren Kunden jedoch bereits Apps an, über die Sie Ihre Einkäufe bezahlen und Kassenbons verwalten können. Dieses Einkaufsverhalten können die Anbieter auswerten und maßgeschneiderte Angebote, Gutscheine und Cashback-Programme in der jeweiligen App ausspielen. Gutscheine und Rabatte lassen sich einfach beim Bezahlvorgang über die App abrechnen. Ob Sie den digitalen Bon anonym nutzen möchten oder die Vorteile einer App mit personalisierten Angeboten wahrnehmen wollen, entscheiden Sie selbst.

Fünf Vorteile des digitalen Kassenbons für Unternehmen

1. Kostensparend und umweltfreundlich

Durch den Einsatz des E-Bons können Unternehmen den Verbrauch von umweltschädlichem Thermopapier reduzieren und gleichzeitig Kosten sparen.

2. Steuerkonform

Finanzämter erkennen den digitalen Kassenbon als Alternative zum klassischen Kassenzettel an, insofern er alle Pflichtangaben enthält..

3. Personalisierte Angebote

Durch Cashback-Programme und Sonderangebote in Kunden-Apps, können Unternehmen mehr Aufmerksamkeit und Kaufanreize erzielen. So können auch Rezeptempfehlungen für gekaufte Nahrungsmittel, Rückrufaktionen und andere nützliche Informationen personalisiert an Kunden ausgespielt werden.

4. Image verbessern

Umwelt- und Klimaschutz sind laut einer Studie des Umweltbundesamtes für zwei Drittel der Deutschen ein sehr wichtiges Thema. Unternehmen, die sich in diesen Bereichen engagieren, profitieren von einem besseren Marken- und Arbeitgeberimage./p>

5. Kontaktloser Checkout

Der digitale Kassenbon bietet Kunden die Möglichkeit, kontaktlos an der Kasse „auszuchecken“. Das ist nicht nur für Kunden von Vorteil, sondern insbesondere auch für Mitarbeiter an der Kasse.

Diese Angaben dürfen auf keinem Kassenbon fehlen

Ob digital oder analog auf Thermopapier – Diese Angaben müssen auf einem Kassenbon vermerkt sein:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Datum des Umsatzes
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
Entgelt und Steuerbetrag bzw. Steuersatz
Betrag je Zahlungsart

TSE-Signaturdaten*

Zeitpunkt des Beginns und Endes der Abrechnung
Transaktionsnummer
Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
Signaturzähler
Prüfwert

*Verwenden Unternehmen noch eine nicht aufrüstbare „Altkasse“ ohne TSE, wird bis zum 31.12.2022 auf die Angabe der kursiv dargestellten Daten verzichtet. Weiterführende Informationen zum Kassengesetz für mehr Steuergerechtigkeit bietet das Bundesfinanzministerium.

E-Bons mit leserlicher TSE-Signatur oder QR-Code

E-Bon mit leserlicher TSE-Signatur

E-Bon mit QR-Code, der die TSE-Daten elektronisch bereitstellt

Zusammenfassung

Der digitale Kassenbon ist die umweltfreundliche und gesetzeskonforme Alternative zum Kassenzettel aus Thermopapier. Auch wenn der E-Bon noch in den Kinderschuhen steckt, bietet er Kunden und Unternehmen bereits heute viele Vorteile. Er trifft nicht nur den digitalen Zeitgeist, sondern er erleichtert auch das Archivieren und Verwalten von Bons und schont dabei natürliche Ressourcen. Kunden und Unternehmen gehen das Thema E-Bon derzeit jedoch noch zurückhaltend und unterschiedlich an. Discounter wie Lidl, Netto und Co. sind in diesem Bereich Vorreiter. Mit ihren Apps können Kunden aktuelle Angebote durchstöbern, Coupons und Rabatte einlösen und bequem per Smartphone bezahlen. Der Kassenbon wird anschließend automatisch auf dem Smartphone bereitgestellt. Dabei ist der digitale Kassenbon ein Baustein, der sich in eine Reihe digitaler Dienste einreiht, die künftig das lokale Einkaufserlebnis weiter verbessern werden.

Der digitale Kassenbon und autemio

Die Kassen-App autemio unterstützt die Ausgabe rechtskonformer Bons sowohl in Papierform als auch digital. Digitale Kassenbons können mittels QR-Code auf einem Ausdruck bereitgestellt werden. Über einen hinterlegten Link gelangen Kunden ganz einfach zu ihrem digitalen Kassenbon, den sie auf dem Smartphone speichern und verwalten können.

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